هوشمندی کسب‌وکار چیست؟

سیر تحول سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها، با تولد سیستم‌های جزیره‌ای در دهه هفتاد در کشور شکل گرفت و با ظهور سیستم‌های عملیاتی و سپس سیستم‌های یکپارچه و ERP به اوج خود رسید و تا شکل­گیری سیستم‌های هوشمندی کسب‌وکار در دوره کنونی پیش رفته است. ولی مهم‌ترین ویژگی که دوره کنونی دارد تمایل مدیران و سیاست‌گذاران سازمان‌ها به کنترل و هدایت صحیح تصمیمات خود به‌صورت لحظه‌به‌لحظه و تولید نرم­افزارهای مناسب این کار در مدت زمان کوتاه است.

درحالی‌که سیستم‌های عملیاتی، عوامل حیاتی برای سازمان‌ها هستند، متأسفانه هنگامی‌که این سیستم‌ها، علیرغم اینکه تراکنش‌ها و تعاملات داده‌ها را در پیشخوان‌های سازمان به‌خوبی اجرا می‌نمایند، در برابر گزارش­گیری، تحلیل و دسترسی به داده‌ها (به‌صورت یکپارچه) با مشکلات عدیده­ای مواجه می‌شوند، که عمده این مشکلات ناشی از عدم به‌کارگیری تکنولوژی مناسب در این زمینه است.

اینك با رشد صنعت فن‌آوری اطلاعات و كسب تجربیات گوناگون در حوزه جمع‌­آوری، ذخیره‌­سازی و بازیابی اطلاعات، موضوع «معنا بخشیدن به داده‌­ها» و آسان كردن فرآیند تصمیم­سازی، هم­زمان در مركز توجه كارشناسان فن‌آوری اطلاعات و متخصصان علم مدیریت و کسب‌وکار قرار گرفته است «راه‌حل پایگاه داده تحلیلی و هوشمندی کسب‌وکار» فن‌آوری جدیدی است كه پس از جمع‌آوری، ذخیره، پاک‌سازی، تجمیع، تحلیل و بازیابی اطلاعات، فرآیند تصمیم‌گیری را برای مدیران آسان می­سازد.

به‌عبارت‌دیگر هوشمندی کسب‌وکار را می‌توان همانند یک پالایشگاه داده تصور کرد که تجمیع و تلفیق داده‌ها در آن، موجب ارزش‌افزوده برای سازمان خواهد شد.

هوشمندی کسب‌وکار یعنی:

در اختیار قراردادن اطلاعات مناسب به افراد مناسب در زمان مناسب برای اخذ تصمیم مناسب.

هوشمندی کسب‌وکار، درواقع مجموعه‌ای از مفاهیم و راهکارهایی است که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا تصمیمات خود را مبتنی بر حقایق کسب‌وکارشان اتخاذ کنند. هوشمندی کسب‌وکار همچنین به افراد در تمام سطوح سازمان، اجازه دسترسی و تحلیل داده را می‌دهد.

سازمان‌هایی که علاقه‌مند به بهبود کیفیت تصمیم‌گیری، ارائه خدمات و محصولات باکیفیت مناسب هستند، باید به‌سوی توسعه زیرساخت‌های تکنولوژیک آمار و اطلاعات حرکت نمایند؛ زیرا از این طریق می‌توانند از رویکردی واقع‌گرایانه برای عملیات کسب‌وکار بهره ببرند. همچنین نرم‌افزارهای کاربردی از فعالیت‌های نظارتی و پردازش تراکنش به سمت نرم‌افزارهای کاربردی آنالیز و حل مسائل حرکت نموده‌اند. موضوعاتی همچون دستیابی به داده‌ها، مدیریت یکپارچگی داده‌ها، پردازش سریع داده‌ها، به پایه‌های مدیریت مدرن برای پشتیبانی تصمیم‌ها تبدیل شده است. ایجاد انبار داده‌ها برای مدیران می‌تواند مستقیماً به آن‌ها در انجام بهتر مهم‌ترین کارشان یعنی تصمیم‌گیری کمک کند.

هوشمندی کسب‌وکار به سازمان‌ها توانمندی تصمیم گیرهای آگاهانه را می‌دهد و ازاین‌رو می‌تواند منبعی از مزایای رقابتی باشد. این موضوع زمانی صدق می‌کند که شما قادر به استخراج اطلاعات از شاخص‌ها و ایجاد پیش‌بینی‌های دقیق درباره روندها یا شرایط کسب‌وکار در آینده باشید. هدف نهایی هوشمندی کسب‌وکار، بهبود، به‌موقع بودن و کیفیت اطلاعات است.

 از منظری دیگر امروزه با گسترش سیستم‌های اطلاعاتی و حجم بالای داده‌های ذخیره‌شده در این سیستم‌ها، نیاز به ابزارهایی که بتوان داده‌های ذخیره‌شده در پایگاه‌های مختلف را مورد پردازش و در اختیار قرار داد رو به فزونی نهاده است. این انبار داده‌ها، داده‌های دلخواه را از یک یا چند پایگاه اطلاعاتی، تجمیع کرده و آن‌ها را براساس موضوعاتی معنی‌دار تلفیق کرده و سپس آن‌ها را به همراه زمان و مکان رخدادها برای پشتیبانی بهتر از تصمیم‌گیری‌ها ذخیره می‌کند. انبار داده‌ها دیدهای متعددی از آمار و اطلاعات را برای طیف‌های مختلف کاربران فراهم می‌کنند و در نهایت اجازه تحلیل‌ها و پرس‌وجوهای گوناگون بر روی داده‌ها را به ارمغان می‌آورد.

یکپارچگی داده‌ها و اطلاعات

در دنیای امروزی مهم‌ترین عاملی که سبب می‌شود مدیران قادر نباشند تصمیمات درست اتخاذ یا بهینه کنند، عدم اطلاع درست از وقایع داخل و خارج سازمان است. دلایل متعددی سبب‌ساز چنین معضلی است که مهم‌ترین آن‌ها، نبود گزارشی یکپارچه و جامع از عملکردهای سازمان در حوزه‌ها و زمینه‌های کاری مختلف در گذشته و حال، در کنار نبود تخمین‌ها و ارزیابی‌های موثقی از آینده است. ازاین‌رو در حال حاضر مسئله مهم مدیریت یکپارچگی داده‌ها (Integration Management Data) همواره دغدغه اصلی سازمان‌ها است. همچنین شایان ذکر است که به‌رغم وجود سیستم TPS، MIS و یا حتی ERP، مفهوم یکپارچگی دانش آماری و اطلاعاتی سازمان بدون پرداختن به سیستم‌های BI بسیار پرهزینه و گهگاه نشدنی به نظر می‌رسند.

هفت مسئله ‌عمده که توسط راهکار هوشمندی کسب‌وکار فرابر، هدف قرار گرفته‌اند:

  • سازمان نیازهای اطلاعاتی ضروری و حساس خود را شناسایی نکرده است یا نمی‌شناسد.
  • سیگنال‌های ضعیف از فضا و محیط کسب‌وکار دریافت نمی‌شود یا قابل تشخیص نیستند.
  • اطلاعات و داده‌هایی که از برخی منابع بیرونی می‌رسند به‌گونه‌ بهینه‌ای جمع‌آوری نشده‌اند.
  • اطلاعات و دانش پرسنل سازمان به‌صورت بهینه مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.
  • حجم اطلاعاتی که باید ذخیره، دسته‌بندی، پردازش و تحلیل شوند خیلی زیاد است.
  • ابزارها سیستم‌های تصمیم سازی و محاسباتی ناکارآمد به نظر می‌رسند.
  • از اطلاعات و داده‌های موجود در سازمان درست استفاده نمی‌شود.

کاربران ابزارهای هوشمندی کسب‌وکار فرابر چه کسانی خواهند بود؟

بدون وجود افرادی که بتوانند اطلاعات را تفسیر کنند و به‌کارگیرند، هوشمندی کسب‌وکار مفید فایده نخواهد بود. به همین علت، هوشمندی کسب‌وکار کمتر وابسته به فناوری و بیشتر تحت تأثیر ابداع و فرهنگ است و اینکه افراد آن را به‌عنوان یک دارایی مهم در نظر بگیرند. فناوری، هوشمندی کسب‌وکار را توانمند می‌سازد، اما گاهی اوقات تمرکز زیاد روی فناوری می‌تواند منجر به تخریب ابتکارات هوشمندی کسب‌وکار شود. این، افراد هستند که تلاش‌های شما را در زمینه هوشمندی کسب‌وکار به یک موفقیت خارق‌العاده یا یک شکست تمام‌عیار تبدیل می‌کنند.

«هر فردی که با یک پروژه هوشمندی کسب‌وکار، برای ارزش‌آفرینی در کسب‌وکار تعامل دارد، و از اطلاعات و آمار استفاده می‌کند، یک کاربر BI است.»

اما می‌توان انواع کاربران BI را به‌صورت زیر تقسیم‌بندی نمود:

گزارش گیران روزمره: بیشترین تعداد کاربران فرابر ازاین‌دست هستند. کاربرانی که کارهای گزارش‌گیری یکی از عملیات همیشگی و روزانه آن‌هاست.

جستجوگران: این کاربران نمی‌دانند که دقیقاً به دنبال چه چیزی هستند. کاربران که جستجوهایی روی ‌داده‌هایی با دامنه گسترده، ولی سطحی انجام می‌دهند، با امید به اینکه شاید چیزی پیدا کنند. این دسته از کاربران، تا نتیجه آنالیز داده‌های جاری مشخص نگردد نمی‌دانند که گام بعدی آنالیز داده‌ها چه خواهد بود؟

کاوشگران: کاربرانی که جستجوهای هدفمند روی‌داده‌هایی با دامنه محدود ولی عمیق انجام می‌دهند. این کاربران به دنبال این هستند که بفهمند داده‌ها چه چیزی به آن‌ها خواهند گفت. این کاربران بیشتر از ابزارهای آماری استفاده می‌کنند.

حرفه‌ای‌ها: کاربرانی که کاملاً به کار خود اشراف داشته و می‌دانند کجا، و به دنبال چه چیزی باشند. این نوع کاربران به‌خوبی به زیروبم سیستم آشنا بوده و می‌دانند چگونه از داده و اطلاعات، دانش تولید نمایند.

هنگامی‌که هر کدام از سنجه‌ها (Metric) در وضعیت مناسب خود نباشند، سیستم‌های BI به کاربران اجازه می‌دهند که تا در عمق داده‌های زیرین کاوش کرده و مشخص کنند که چرا و چگونه این موارد بروز کرده‌اند.

«همان‌طور که چشم‌ها به‌مثابه پنجره‌های روح هستند، هوشمندی کسب‌وکار نیز همانند پنجره‌ای پویا به کسب‌وکار است که عملکرد، بازده عملیاتی و فرصت‌های استفاده نشده را آشکار می‌کند.»

در عصر انفجار اطلاعات و شکل‌گیری و توسعه سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها، چه به‌صورت جزیره‌ای و چه یکپارچه، نحوه درست به‌کارگیری و گزارش‌سازی از اطلاعات برای هرگونه تصمیم‌گیری، ضرورتی اجتناب‌ناپذیر است. با علمی شدن مدیریت در کسب‌وکار موضوع «معنا بخشیدن به داده‌های سازمانی» و تسهیل فرآیند «تصمیم‌سازی» مرکز توجه کارشناسان فناوری اطلاعات و متخصصان علم مدیریت و کسب‌وکار قرارگرفته است. هوشمندی کسب‌وکار به علت آنکه تمامی داده‌ها را در انبار داده‌ها تجمیع کرده و آن‌ها را با استفاده از نمودارها و اشکال مختلف به‌راحتی برای مدیران و کارکنان تفسیر می‌كنند، ابزاری ارزشمند در محیط رقابتی کنونی محسوب می‌شوند. مدیران سازمان‌هایی که از داشبوردها بهره می‌گیرند، به‌جای اتلاف وقت برای خواندن محتوای گزارش‌­های پیچیده و غیرقابل درک و استخراج اطلاعات مورد نیاز از میان آن‌ها، زمان خود را بر تصمیم‌­گیری­‌های صحیح و روشن‌­تر اختصاص می‌دهند و از مزیت رقابتی خود که همان واکنش سریع نسبت به شرایط و تغییرات است استفاده می­‌کنند. امروزه هر سازمانی که ارزش کسب اطلاعات به‌موقع را درک كرده باشد، از این فن‌آوری نوین و با ارزش استفاده می­‌کند و ازاین‌رو است که روزبه‌روز بر استفاده از پدیده این نسل که همان داشبوردهای سازمانی است افزوده می‌شود.